仕組みづくり
こんにちは。
ラストコンパスの山本です。
今回は「仕組みづくり」について述べていきたいと思います。
「仕組みづくり」
言葉に表すと単純ではありますが、
色々な状況場面において重要となり複雑なものと私自身は捉えております。
自分が一つ大切にしていることが「ミス」が生じたときです。
ヒューマンエラーと言い換えることもできます。
このヒューマンエラーは、
私は「仕組みづくり」によって多くは改善できると考えております。
まずヒューマンエラーについて分解したものをお伝えします。
色々な分け方がありますが、そのうちの一例をお伝えすると以下で分けることができます。
・過失と故意。 分かりやすく言い換えると、あえて型とついつい・うっかり型。
過失をより分解すると、
・記憶エラー
⇒覚えていない・思い出せない
・認知エラー
⇒情報量が不十分、伝達の仕方が悪い・不十分
・判断エラー
⇒状況理解・予測の困難さ、意思決定の困難さ、経験不足
・行動エラー
⇒設備不全・操作性の悪さ
・すべてのエラーに共通
⇒注意力不足、作業環境、疲労
簡単にではありますがこのように分けることができます。
故意によるヒューマンエラーは、仕組みで防ぐことも一定可能ですが（罰則などを設ける）、
マネジメント上有効とは言い切れない部分もある為省きます。
今回は過失によるヒューマンエラーについて焦点を当てていきます。
ヒューマンエラーに関しては人の意識や行動によって一定防ぐことも可能ですが限界があります。
そのために重要となるのが「仕組みづくり」です。
前職では小学校の教員をしておりましたが、
思い返すと改めてこの仕組みづくりは非常に重要であると感じている次第です。
なぜなら、小学生は基本ミスをします。それもめちゃくちゃします。
それに対して「ミスをするな！」という声掛けでミスしなくなるかというと、
そのようなことはありません。
ミスをします。同じことを何度も。
教員時代はそれも含め色々頭を悩ませておりましたが、
先輩の教員がおっしゃっていたのが、人間はミスする生き物だと。
そのミスを防ぐための仕組みづくりが重要だと。
そのため、私は教員時代は仕組みづくりを特に意識しておりました。
社会人においても仕組みづくりは非常に有効だと思っております。
（もちろん、社会人なので本人がミスしないように意識したり、仕組みを自ら構築することは非常に重要です。）
実際に、「〇〇をしなければいけないのにし忘れた。」というミスが生じたとします。
解決方法は色々あります。
・それに関わる者を増やしミスを防ぐ。
・カレンダー等にリマインドを記載する。
・定期的に行うものであれば自動化してしまう。
・作業自体の自動化が難しいのであればリマインドを自動化してしまう。
などなど、他にもあるかと思いますがざっと思いつくとこのような感じです。
どのようなアプローチをとっていくかは人それぞれですが、
この場合私としては業務効率化の観点からできる限り自動化を意識してそれらを構築します。
仕組みさえ作ってしまえば、今後のミスを防ぐことができるというわけです。
当たり前の話なのですが、これらはやはり重要です。
他者がミスしたときはまずは環境、仕組みがどうだったのか私は考えます。
自分がミスしたときは、もちろん反省もしたうえで、仕組みづくりを考えます。
これらの積み重ねを行うことで、業務効率という観点でもよりよくなり、
少しずつですが働きやすくなると思っています。
皆さんもぜひ「仕組みづくり」を意識してみてください。
山本