GTD
みなさまこんにちは。
ラストコンパスの髙藤です。
突然ですが、GTDというものをご存じでしょうか。
端的にお伝えすれば、タスク管理です。
“GTDには、頭の働きに注目しているという特徴があります。「GTD」は「Getting Things Done」の略称で、「ものごとをやり遂げる」ことを意味しますが、タスクの完了だけを考えるのではなく「私たちの頭をいかにクリエイティブな活動に使うか」ということに焦点を当てています。GTDを実践することで、生産性の向上はもちろん、一般的なタスク管理では難しい、創造性の向上も目指せるはずです。”
みなさまも、「これをやらないと」「あれもやらないと」「あれはいついつまでだったな」という様々なタスクを抱えていると思います。
しかも、それを記憶に頼って常に頭に入れている状態の方が大半ではないでしょうか。
いつも忙しい忙しいと思っていて、走り回っている状態に。
たまに、「あっ、あれ忘れていた・・・」と。
先日、とある社長とお話をしていると、こんな言葉が出てきました。
「忙しくて考える余裕がなくて・・」
それに対して、具体的に今何がそんなに忙しいですか？とお聞きすると
「・・・色々。。」
思い当たる節もあるのではないかと思います。
どんなタスクがどれくらいあるのかが把握できていないままにしているため(頭の中の容量が一杯)、忙しいという一言で終わってしまう。
そこで、このGTDを実践してみると比較的頭がすっきりしますので、一度やってみることをおススメいたします。
ネットで「GTD」と叩けばすぐ出てきますが、簡単にステップを紹介します。
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①把握する
∟気になっているものを全て集める
書類、メール、ノート、メモ書き、頭の中にあるものを100％把握するためにすべて書き出します。
仕事・プライベート関わらず抱えていることをすべてです。
※この作業が一番大事なので、邪魔されない時間をしっかり確保して臨みましょう。
②見極める
∟把握したものを行動が必要なものか見極める
行動が必要ないものは捨てるか資料としてファイリングします。
行動が必要であれば「Next Action」は何かを具体的に明確にします。
2分以内でできるものは即実行して、完了させましょう。
ex)メールの返信など
③整理する
∟見極めたものを適切な場所に整理する
資料がある場合、行動が必要ではないものだけを資料としてファイリングします。
「Next Action」のリストは、パソコンで作業が必要なもの、電話する必要があるものなど、実施する状況ごとに整理して収納します。
複数の行動が必要なものは、「プロジェクト」として整理します。
④更新する
∟①②③を最新の状態にする
適宜、行動のリストを見直したり、まとまった時間をとって最新の状態にします。また、自分自身の役割も見極めて優先順位についても考えます。
このステップによって、再度頭をすっきりさせ、高い集中力を維持できる状態にします。
⑤選択する
∟実施できる状況、優先順位に合わせて適切な行動を選択する
使える時間はどれくらいか、何ができる状況か、優先順位と照らし合わせて(5分、10分、移動中、打ち合わせの時間までの隙間時間に)、「Next Action」のリストから実行します。
出典：GTD-japan
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以上のように頭の中で覚えていようとせず、頭の中にあることをすべて頭の外に(外付けHDDのような)見える化しているから100％集中できるというわけです。
頭で覚えておこうとするから、今行動しているそのタスクへの集中力が50％や60％と集中できていない状態になっているのです。
その中で、
マンパワーに頼っていて、社長が仕事も取ってくるし打ち合わせもする、営業マンはなかなか思ったように成果を出してくれない。
教育しないといけないのは分かっているが、社長自身も「感覚」で接客していてこの通りに話していけばよいというものがないため、「見て覚えろ」になってしまう。
かと言って、教育に割く時間もない・・・。
このようなことも頭の中にあるかもしれませんので、まず一度整理をしてみてください。
⑤の選択の際には、人材活性化の仕組みである評価制度について弊社で解決策もご用意しています。
それではまた。