業務を溜め込まないコツ
こんにちは。
たったいま、「企業の成長と離職率の関係」というタイトルの
ブログを書き終えたばかりです。
１つの原稿を書き終えて業務終了、と思いきや「もう1回分書いてしまおう」と
休憩も取らずに書き始めています。
やはり筆が乗っているときにまとめてやってしまった方が後々楽ですね。
さて、今回は「業務を溜め込まないコツ」についてお話いたします。
生産性の高い仕事を実行しようとすると、
ある程度の業務が山積みになっていることが望ましいと言えます。
負荷を十分に感じながらも、
上手くタスク管理を行うことでギリギリ期日内に終えることのできるような状況が、
生産性の最大化に繋がります。
また、簡単にこなせる業務量しかないのであれば、
知恵や工夫が生まれることはなく、各自の成長に繋がることはありません。
しかし一定以上の業務を溜め込んでしまうと、
様々なデメリットが生じてしまいます。
まず、精神衛生上の支障が出てくることがあります。
常に不安と恐怖に追われてしまい、
クリエイティブや前向きな思考が出てこなくなったり、
休暇や休憩を効果的に活用できなくなる恐れもあります。
また他にも、
業務効率の低下も招いてしまいます。
具体的には、
・何から手を付けて良いかわからず、状況を整理することに時間を使ってしまう
・タスク漏れやミスが多くなり、さらに余計な業務を増やしてしまう
・ある業務を実行していても、他の業務が頭から離れずに集中力を欠いてしまう
などが挙げられます。
では業務をうまく処理していくためのコツをご紹介します。
一般的によく言われているのは、
・タスクのリスト化
やるべきことを全てリストアップし、大きなタスクは小さなステップに分けて書き出す
・優先順位の設定
重要度と緊急度に基づいてタスクの優先順位をつけ、最も重要なタスクから取り組む
・タイムブロッキング
一日のスケジュールを時間ブロックに分けて、特定のタスクに専念する時間を確保する
・環境整備
作業環境を整えておくことで、集中力の維持を図る
などでしょうか。
おそらくチャットGDPに聞いても上記のような回答が返ってくると思います。
もちろん全て効果的だと思います。
しかし同時に、「そんなのはとっくにやってるよ」という声が返ってきそうです。
今回お伝えするのはもっとシンプルです。
答えは、冒頭のくだりにあります。
私はいまプログの原稿を書いておりますが、
実際にこのブログが公開されるのは、
１ヶ月以上も先のことです。
つまり、「いま書かなくても問題のない原稿」です。
ではなぜいま実行することが業務効率に繋がるのかというと、
業務は同じ内容であっても「実行するタイミング」によって負担が変わるからです。
夏休みの宿題がよい例です。
宿題を提示された直後に実行する小学生からすると、
毎日授業を受けていた負担に比べると、
1日数時間程度の宿題はたいして負担に思いません。
夏休みの前半が終了するころには問題なく終わっていることでしょう。
しかし宿題を何もせずに最後の数日で実行する場合には、
1ヶ月以上だらけきった状態で残りの期日に追われながら宿題を終えなければならず、
大きな負担となります。
このように、業務とは実行する時期やタイミングによって、
負担や難易度が大きく変わるのです。
当社では週３回、月・水・金にブログを更新しております。
約20名のメンバーが順番に更新を行うため、
大体1ヶ月半に一度の更新頻度となります。
頻度は少ないので決して大きな負担ではありません。
※もう少し頻度を増やそうと考えておりますが、社員からの猛反対を恐れて提案せずにいます．．．
しかし、タスクが山積みになり日々の業務に追われていると、
「この忙しいタイミングに順番が来るのか」
と重く圧し掛かることがあります。
タイミングによっては通常の業務量の数倍の負担に感じられることもあります。
どうせ期日までにやらなければならないのならば、
期日ギリギリにやるよりも、
できるときにやってしまいましょう。
タスクが出現したらすぐに手を付けてしまいましょう。
完成までいかなくても十分です。
一度でも着手したタスクは全体ボリュームの把握や完成イメージを持つことができるため、
未着手の状態よりも負担が軽くなります。
業務量を減らすことなく負担を軽くするために、
たとえ期日が先であったとしても、
・やる気があるときにやる
・できるときにやる
・勢いのあるときにやる
・タスクが現れた直後にやる
ということを実行してみましょう。
業務の前倒しになるため、その時は負担が重くなるかもしれません。
しかし、いまの少しの負担が未来の自身への大きな助けになってくれることは間違いありません。
後藤