こんにちは。

今回はタスク管理に関する内容です。

 

日々の業務において、

下記の中で一つでも当てはまるものがある場合には、

是非最後までご覧ください。

 

□タスク管理が苦手である

□業務が多すぎて時間が足りない

□与えられたタスクに関して期日を超えてしまうことが多い

□タスク漏れが多い

□規定を超える残業や休日出勤で帳尻を合わせている

□忙しすぎて新しいことに意識が向かない

□業務に追われてしまい、不安で寝付けないことがある

□タスクが一向に減らない（溜まっていく）

 

いかがでしたでしょうか？

複数の項目に該当した方は、

健全な業務状況とは言えない可能性があります。

 

一度、自身のタスクマネジメントを見直してみてはいかがでしょうか。

 

 

★タスクマネジメントのポイント

 

１．業務の細分化を行う

 

数時間以内に終わる単純なタスクであれば必要ありませんが、

長時間や長期間を有する場合や他者も関連するタスクの場合には、

必ず業務の細分化をしましょう。

 

例えばYOUTUBEチャンネルを開設するという業務の責任者に任命された場合、

まずは必要業務の細分化を行います。

 

■細分化の例

「YOUTUBEチャンネルの開設」

・競合リサーチ/ベンチマーク先の選定

・チャンネル名やコンセプトの決定

・投稿スケジュールの作成

・台本作成（４本分）

・撮影（４本分）

・編集（４本分）

・投稿

一例ですが、このように細分化できると思います。

 

 

２．細分化したそれぞれの業務内容に対して業務時間の見積もりをする

 

次に、それぞれの業務に何時間必要か「業務時間の見積もり」を行います。

この業務を遂行するためには〇時間必要という概算の見積もりをすることで、

全体の必要時間の把握やスケジュールへの正確な落とし込みが可能となります。

重要なことは業務の細分化を終えた上で見積もりをすることです。

 

「YOUTUBEチャンネルを開設する」という大項目に対して、

漠然と〇〇時間必要という見積もりをしてしまうと、大きなブレが生じやすくなります。

 

何時間必要かわからない業務もあると思います。

その場合にはひとまず概算で構いません。

業務を終えた後に、結局何時間かかったのかを計測し、答え合わせをする習慣を持ちましょう。

 

「予測→実行→答え合わせ」を繰り返すことによって、

見積もり精度は上がっていき、正確な計測が可能となります。

 

 

３．細分化したそれぞれの業務内容に期日を設定する

 

タスクマネジメントが苦手な人の共通点として、漠然とした目標設定をしてしまうことが挙げられます。

例えば山登りをする際に、「〇時までには山頂に到着するように頑張ろう」とゴールのみを設定してしまいます。

 

これだと途中段階で、いまのところ順調なのか、ペースを上げる必要はないか、

など正確な状況を把握できなくなってしまいます。

 

そこで、

・〇時までに山登りを開始する

・〇時までに１つ目の休憩地点に到着する

・〇時までに２つ目の休憩地点に到着し、〇分の休憩を行い、〇時までに再開する

などそれぞれの通過点に対して期日を設定していきます。

 

 

４．スケジュールに落とし込む

 

１～３を終えたら、スケジュール落とし込みます。

「時間が空いたらやる」という考え方ではあまり時間を必要としない簡単な業務が優先されがちで、

難易度の高い重要な業務が後回しになってしまいます。

 

ポイントはただ単に実行する業務を書くだけでなく、

「〇時から〇時までこの業務を行い、〇〇まで終わらせる」

というように正確な時間とゴールを設定することです。

 

お客様との打ち合わせや会議などと同様に「予定」として扱い、

よほど緊急でない限りは他の業務が入ってきても

その時間内には受け付けないほうがよいでしょう。

 

 

以上４つのポイントをお伝えいたしました。

 

 

タスクに支配されるのではなく、

タスクを支配するためには、

とにかく可視化することで状況を正確に把握することがポイントです。

 

実態が掴めないものに対して人は漠然とした恐怖や不安を感じてしまうものです。

細分化、必要時間の見積もり、スケジュールへの落とし込みを行うことで、

正確で効率の良いタスクマネジメントを実行していきましょう。

 

後藤