会議の運営方法
今回は、
社長1名の会社を除いて世の中の多くの企業が定期的に行っている
『会議』の運営方法についてお話致します。
会議の方法は、開催頻度から内容、雰囲気、目的など各社様々で、
会議の様子を見ればその会社の状況が分かると言えるほど、
会社のありのままの姿が反映されます。
毎月決まった日に定例会議を開催する会社、
進捗確認のため毎週行う会社、
定例化はせずに議題が上がってきたときのみ開催する会社、
会議を一切行わない会社など、
開催頻度だけでもマチマチです。
内容に関しても、
社長や経営幹部が一方的に報告や訓示を述べるトップダウン形式の会社もあれば、
参加型で社員全員の意見を吸い上げるボトムアップ型もあります。
30～1時間で終わる短時間の会議、丸一日使う長時間の会議、
ロの字、スクール形式、スタンディング…
様々な形式の会議が存在しまう。
頻度や形式に関しては特に答えはなく、
会社の状況やスタイルによって自由に設定して問題ありません。
しかし、どのような形式にするにしても
必ず取り組むべき要素があります。
今回は特に重要な3つのポイントをお伝え致します。
■会議での重要ポイント■
1.会議の内容は、全て下記のいずれかでなければならない
・状況報告
・起案、相談、質問
・起案に対する意見
・依頼、申請→決議
悪い会議の例を伝えます。
誰かが思いつきで話し、それに対して各々が所感を述べていきます。
話があちこちに飛んでしまい、元々何の話だったのか分からなくなる。
そして何も決まらないまま、ダラダラと長くなり、自然と別の話題に移ってしまう。
これでは何のための会議か分かりません。
報告なのか、相談なのか、依頼なのか、
目的がはっきりしない会議は、
ただ無駄に時間が長いだけの生産性のない会議になります。
報告をするのであれば、
しっかりと事前に準備している資料を元に、
「◯◯の件について報告します」から始まり、
「以上です。」と終わらなければなりません。
その際のポイントですが、
まずは主観を交えることなく事実のみを伝えます。
事実を伝え終わった上で、主観を交えて所感を述べます。
2.報告内容は数字に落とし込む
当たり前のことですが、報告内容は極力数値化して伝えます。
例えば、「クレームが急激に増えてきた」だけでは、
具体的にどれくらい増えたのか分かりません。
もしかしたらたまたま2件続いただけで、
急激に増えたと感覚的に認識しまっているだけかもしれません。
また、人によって「急激に増えてきた」の捉え方は1.5倍程度なのか、
それとも3倍くらいを指すのか分かりません。
「昨年度のクレーム数が1年間で5件だったのに対し、この3ヶ月で5件起こっています」
というように報告すれば状況をより正確に把握することができるでしょう。
また、母数が小さい数値に対しては実数が良いですが、
母数が多い数値に対しては、増減率で伝えるのもポイントです。
「集客数が昨年に比べて170件増えています。」
よりも、
「集客数が昨年対比で（もしくは目標に対して）120％と好調な成果を上げています。」
の方が、より状況が伝わりやすくなります。
3.ゴールは、各自のDOが明確になること
会議の最大の目的は、
その日から次回の会議までの期間の具体的なDOを決めることです。
会議で散々話し合って、「また今月もがんばろう」と締めくくったはいいものの、
具体的に行う行動が決まっていない…
これでは会議はただの報告兼コミュニケーションの場となってしまい、
あまり良い効果はありません。
必ず、「誰が、いつまでに、何をするのか」を決めなければなりません。
そしてその内容は「営業力を強化する」などといった目標ではなく、
例えば、「毎週金曜日に各自プレゼンの発表を行う」など
、営業力を強化するために行う具体的な行動を決めなければなりません。
そして次回の会議では、
そのDOが実行されたかどうか、
実行できなかったのであればその要因は何なのか、
どうすれば実行できるのか、
などを考え報告します。
具体的な行動を決めるからこそ、実行に移すことができ、
実行するからこそ、成果に繋がります。
成果にすぐに繋がらなくても振り返ることによって改善を図ることができます。
今回は以上とします。
会議の運営方法1つで会社は変わります。
是非今一度自社の会議の運営方法を見直していただき、
効果的でないと感じられるようであれば改善を図っていただくと良いと思います。
今回お伝えした内容以外にも様々なポイントがあり、
続きはまた機会があればお伝え致します。
最後までご覧いただきましてありがとうございました。
後藤