いきなりですが、あなたは
仕事が早い方ですか？遅い方ですが？

「正直自信ない‥」と自覚のある方はこの先をお読みください。

業務スピードが上がると、
仕事が速く終わる→余った時間で更に効率化を検討
さらに仕事が速く終わる。

といったようにスパイラル的に仕事が
速くなり、

極めると、一般人の2分の1の時間で2倍の成果を上げることが出来るのが
効率化の醍醐味です。

とはいえ、自分は効率化に興味ないよー。と言う方もいらっしゃると思いますが、

20％の時間削減＝20％のコスト削減みたいなもので、
私は効率化は人生を豊かにするスキルだと思っています。

ですので今回は長年のトライ＆エラーの結果、
仕事を2分の1のスピードで終わらせ、
2倍の人生を生きるための手法をお伝えします。

レベル1.事前準備

1-1整理整頓

仕事が遅い人に共通しているのは、
あらゆる整理整頓が出来ていない。ということです。

一般的に慣らすと毎日30分くらいは
何か物を探している時間があります。

あのデータはどこだー、この資料はどこだーと。
ハサミはどこだー、ホッチキスはどこだー、と。

それが10分になれば、-20分の時間削減が出来るのです。

具体的には

①デスクトップの配置決め。
　→右上に付箋ツール、右下にショートカット、下のバーにエクセルやイラレ
　　など
②サーバーの整理
③お気に入りのフォルダー分け
④作業場の整理整頓

まずこれが基本だと思います。

ダウンロードしたデータを探す時間の省略のため、
デスクトップのデータ占有率は出来れば2割以下に抑えたいです。
そのためにデスクトップ下のバーを有効活用します。

1-2付箋ツールの活用

次の基本はタスク管理です。
おススメは「付箋ツール」ですが、

付箋ツールは緊急業務と将来業務と
待ち業務（部下依頼業務や業者依頼業務）で色を使い分けます。

今日やらなければいけないタスクは緊急度を表す「黄色」
将来業務は「緑」
待ち業務「青」などです。

常に見える位置にタスクを置いておくことで
それを常に意識するようになります。

言い換えると、
見える化出来ない＝仕事の意識が低い
になりますので、「見える化」は必須です。

「黄色付箋」の緊急業務は即実行ですので、納期は不要ですが、
将来業務は、いつまでにやるか？の納期を添えて入力します。

さて、ここまでは社会人1年生向けの内容ですが、
ここから少しレベルアップしていきます。

レベル2.業務の優先順位

さて、業務の優先順位です。
これは私の見解ですが、

第零優先：電話/来社対応

第一優先：5分以内に終わる緊急業務

第二優先：5分以内に終わるその他の業務

第三優先：緊急性の高い顧客対応

第四優先：緊急性の高い上司からの依頼

第五優先：重要性の高い上司からの依頼

第六優先：重要性の高い顧客対応

第七優先：将来行うことが予測される業務

第八優先：将来業務

となります。
ここがちぐはぐな人は、優先順位を迷っている時間が無駄です。

基本は「すぐ終わる業務はすぐ終わらせる」
タスクが積み重なると精神的に追い詰められてパニックになって
仕事が遅くなるのは皆様経験済みだと思います。

ですので、5分以内業務は最優先業務です。
これはタスク漏れや業務忘れを防ぐ効果もあります。

次にポイントは
重要業務は顧客より上司の方が優先度が高いということです。

私もですが、自分が1時間で終わる仕事を
わざわざ部下や後輩に振るのは、

その人が何分で振られた仕事が出来るかの力量を確認しており、
業務スピードや得意不得意を見極めているだけなのです。

そこであまりにも遅い人には当然ですが
同じ業務を依頼しませんし、振る業務の区別を行います。

例えば、
遅い人には頭の使わない単純作業を依頼して、
速い人には思考を伴う作業を依頼するようになります。

すると必然的にスピードが遅い人よりも速い人
がレベルアップするタスクを抱えるようになります。

つまり、上司からの「頼まれごと」は
基本は「試されごと」ですので、優先度を高く設定する必要があるのです。

次に「将来予測される業務」を先回りで行います。

例えばブログを納期ギリギリで書くと、
将来的に、緊急業務と衝突する可能性がありますので、この文章も
私の場合は納期の2週間前を目途に書いてます。

また、納期のない将来業務も
ある程度未来予測して動ければ、指示される前に業務を終えることが出来ます。

次に社会人3年目以降のスキルを箇条書きで書いていきます。

レベル3.マインド＆テクニック

・初動を早める。即日終わらせる。
　→依頼直後の記憶が鮮明なうちに行動すると効率的。かつ初動が最もタスクのエネルギーを使うため、初動さえクリアできればモチベーションが持続して仕事が早く終わる。

・悩む前に動く。作りながら考える
　→企画と作成を同時並行で行うと、意外に早く終わる。
　　作成物は作るかどうかを悩む時間で意外に作れてしまう経験がほとんど。

・得意な人に任せる
　→デザインでも自分の苦手なデザインは案をもらう。自分が30分かかることを
　　10分で出来る人がいればその人に任せる！
　（そのためには社内の人事リソースを見極めておく）

・プロジェクトの関与者を減らす。（教育目的のタスク以外）
　→無駄な打ち合わせや相談が増えるだけで進まないことが多い。責任が分散して当事者意識が減る。
　　業務の押し付け合いになるため60分で終わることでも1週間かかる

・ツールの2次利用を考える
　→例えば1社のサポート時に作成する資料を、作成段階で2次利用まで見越して
　　作成すると、何度も同じような資料を作成することがなくなる。
　（例えばエクセルであれば変数に応じて設定項目を作るなど）

・無駄な仕事をきっぱりやめる
　→捨てれないと得れないこともある。業務を捨てることも仕事。
　　意味のない統計分析やパフォーマンス目的の仕事は捨て去る。

いかがでしたでしょうか？

今回は社会人3年目までのスキルを紹介しましたが‥

PC基本動作編/エクセル編/パワポ編/イラレ編など
まだまだありますので機会があれば次回ご紹介します。

スピードにこだわることで
通常の2分の1のスピードでタスクが終わるわけですから

残りの2分の1は教育の時間、考える時間、人よりクオリティを高める
時間などに捻出できるのです。

もしあなたが今より人生を長く濃く生きたい
というのであれば、

ぜひ業務効率化に目を向けて頂ければよいのではないでしょうか？

では。