こんにちは。後藤です。

今回は、報連相に関するポイントをお伝えいたします。

 

ビジネスの基本中の基本ともいえる報告・連絡・相談のことですが、

時代によってその伝達方法が変わってきています。

 

そしてそのたびに求められるビジネススキルも大きく変化しており、

対応していく必要があります。

 

 

時代によって進化する伝達手段

 

ではここで、

昭和、平成前半、平成後半、令和の４つの時代に分けて考えてみましょう。

 

昭和の時代、主な報連相の伝達手段は主に「話す」でした。

対面もしくは電話による口頭での報連相です。

 

そのため、話し手に求められるスキルは、

説得力や表現力など「話す力」でした。

 

説明に不足があってもあまり問題ではありません。

話し手と聞き手が会話によるキャッチボールをしながら伝達するので、

分からない点や不足があれば補うことができました。

 

 

平成の前半には「ＦＡＸ」が一般化してきます。

さらに「メール」という伝達手段が加わります。

 

ただし、ＦＡＸは主に社外への伝達手段としての利用が多く、

社内間の情報伝達手段としては利便性に欠けます。

（大企業のように多くの部署に分かれている組織であれば効果的ですが）

また、秘匿性に欠けるというデメリットもあります。

 

一方、メールでの伝達に関しては、

当時はまだ主流ではなかったため、

重要な情報の伝達手段としては使われておりません。

 

あくまでも口頭での伝達ができない際の代用として使われておりました。

 

商談の結果報告や、遅刻・欠勤の連絡などをメールで済ませることは、

ビジネスマナー違反とみなされていた記憶がある方も多いことと思います。

 

 

ところがメールによる伝達は、

平成の後半になると主流となります。

 

要因としては、

文章だけでなくデータを添付できるようになったことが大きいようです。

同時に、ＦＡＸを使わなければならない状況もなくなりました。

 

このころから必要なスキルが変わってきます。

 

メールでの伝達の場合、

対面や電話のようなこまめなキャッチボールができなくなるため、

相手が疑問に思うことを想定して伝えなければなりません。

 

また、表情や抑揚を伝えることができないため、

細かなニュアンスや感情までも伝わるよう文章を書かなければなりません。

 

そのため必要なスキルは、

分かりやすさや情報の完全性が盛り込まれた「書く力」となります。

 

さらに令和にはその傾向が加速します。

 

 

令和に求められる「書く力」

 

令和になり「書く力」がますます必要となる要因は、

コロナウイルスによるリモートワークの促進と

情報伝達手段の多様化です。

 

リモートワークを実施した人の多くは、

対面による伝達ができないことによる不便さを感じられたことでしょう。

 

いままでは対面で伝えていたから意思疎通できたものが、

文章では細かく伝えることができない。

 

せめて電話で伝えようとしても、

タイミングが合わずにつながらない。

 

こんなイライラを経験された方が多いのではないでしょうか。

 

対面や電話での伝達に限界を感じ、

文章による伝達が増えてきたというわけです。

 

また、チャットワークやグループＬＩＮＥなどにより、

複数のメンバーに情報共有できるようになったことも大きな要因となります。

 

この傾向はますます加速していくことでしょう。

報連相の大半は文章で行うことになります。

すると「書く力」が弱い人は、報連相ができない人となります。

 

報連相ができない人に重要な仕事を任せることはできません。

今後、ますます「書く力」は必須スキルと言えます。

 

 

「文章による報連相」が生産効率を上げる

 

一方で文章による報連相に疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

 

確かに文章で情報の不足がなく、また細かなニュアンスまで伝えることは

簡単ではありません。

 

しかし、文章での伝達はそれを遥かに上回るメリットも存在します。

メリットの一例をお伝えすると、

・残すことができるため、内容を忘れる心配がない

　　口頭の場合は残らない。「言った言わない」などの問題も起こりやすい。

・他のメンバーにも情報共有ができる

　　口頭の場合はその場にいない人には伝わらず、

別の人からの伝達になると同じ情報でなくなる可能性がある。

・文章にすることによって脳内の情報整理ができる

　　口頭の場合は情報整理ができていないため、支離滅裂になりやすい。

・相手の状況を気にすることなく伝達できる

　　口頭の場合、いま空いているかどうかなど相手の時間を気にしなければならない。

などがあります。

 

これだけでも生産性の向上につながることでしょう。

 

もちろん緊急の場合には、すぐに口頭で伝えるべき状況もあります。

 

その際も、普段から状況を正確に「書く」習慣がある人は、

瞬時に脳内で報告書を作り上げることができ、

正確かつ的確な報告を上げることができます。

 

是非、社内全体のスキルアップや生産効率の向上のために、

文章による報連相の強化をしてみてはいかがでしょうか。

 

後藤