大久保です。

 

長年パソコンで作業していると、

様々なPCノウハウが皆様あるかと思います。

ここでは、私の業務効率化を図っている取り組みを少し共有したいと思っています。

 

 

 

①　デスクトップにデータを残さない

業務効率化のキホンは整理整頓です。

私の場合は「My Work」というフォルダーを作成し、そこに「作成資料」「営業使用」など

階層を作りジャンル分けをしデータを格納します。

 

その際、officeやアプリ関係はデスクトップ下のショートカットを活用し、

デスクトップはよく使用するショートカットのみに

（デスクトップ下のバーの活用）

 

 

デスクトップにあるデータは基本的に現在進行形のタスクのみになりますので、

業務の優先順位が明確になります。

（ちなみにPCの「お気に入り」も細かく階層を作成し、ジャンル分けしています）

 

 

 

②　付箋アプリを活用

付箋が紙だとゴミが増えますし、付箋が溜まるとストレスが溜まります。

なので、付箋はアプリを使用し、デスクトップ右上に常に見える状態で使用します。

付箋の色が選べますので、その際に、優先順位ごとに色を変え使用しています。

 

私の場合は、緑が緊急性のあるタスク　黄色が緊急性はないが重要性のあるタスクの2パターン用意し、

一日の初めに業務を緑の付箋に書き出し緊急性の高いタスクを見える化します。

 

 

③　ショートカットキーの活用

ショートカットキーは良く使用される方も多いと思いますが、

今回は業務効率を格段に上げるおすすめのショートカットキーを

お伝え出来ればと思います。（officeの場合です）

（ちなみにPC触るときの基本の姿勢は左手は常にctrlキーの上に、数字を打つ際は右手でテンキーを使用するのが早くておススメです。）

 

 

▪「ctrl +　A」 →　全体を選択　

officeアプリだけでなく、様々な場面で使用できるのでメールなど

文章のコピー＆ペーストは　「ctrl +　A」→「ctrl +　C」→「ctrl +　V」で数秒で可能になります。

ちなみに「ctrl +　A」→「ctrl +　X」で全文章消すときも使用します。

 

▪「ctrl +　1」 →　セルの書式設定　

エクセルを使用する場合、セルの書式設定はよく使用されるかと思いますが、

このキーを知っておくとわざわざマウスを持つ必要はなくなります。

 

▪「ctrl +　h」 →　文章の置換　

このキーをよく使用される方は多いと思いますが、

便利なのは、PPTを使用する場合で、全ページ一括でページタイトルを変える場合などにこのキーの本領が発揮されます。

例えば、「商品勉強会」　を　「商品発表会」に全ページ変えたい場合、

「ctrl +　A」でスライドすべてを選択したあと、→「ctrl +　h」で3秒あれば変えることが出来ます。

また、エクセルで関数を一括で変える際にも良く使用します。

 

 

ショートカットキーは知っている方も多いと思いますが、

ショートカットキーを応用で使いこなすレベルになったときに

各段にスピードアップが図れますので、ぜひ色々試してください。

 

「ctrl +　y」進む

「ctrl +　z」戻る

「ctrl +　k」ハイパーリンクの挿入

「ctrl +　f」探す

なども個人的に良く使用します。

 

 

④　officeの「アドオン」機能の開放

私も最近まで知らなかったのですが、エクセルやPPTなど、

office全般はアプリのように機能を追加できます。

 

ワードプレスのプラグインのようなイメージですが、

アドインを使用すると、例えばPPTであればデフォルトのデザインアイデアだけでなく、

様々なデザインを選択出来たり、エクセルであれば、住所から郵便番号をボタン1つで呼び出せたり、

罫線のパターンを様々なパターンを選択出来たり、

（選択範囲のなかの縦の罫線だけ消すなど）します。

 

(上記のように使用出来る機能が拡張されます)

 

意外に業務効率化は「知っているか知らないか」なので、

常に既存の手法を疑い、固定概念を捨てる癖を持つことが

重要なのかと思いますので共有させて頂きました。

 

 

参考にして頂けると幸いです。