近年、多くの企業が成長と変化を遂げる中で、

社内マニュアルの存在がますます重要視されています。

 

これはただの手順書や規則の集まりではなく、

業務効率の向上や新入社員の育成、リスク回避など

様々な問題の解決にもつながる重要なツールとなります。

 

特に建設業界においては、

営業職・技能職共に各個人によって業務の進め方が異なり、

「あの人のやり方」や「あの人にしかできない」というような

属人的な状況を生みやすくなります。

 

今回は社内マニュアルの役割とその必要性についてお伝えいたします。

 

 

■社内マニュアルとは

 

マニュアルと似ているものとして手順書があります。

手順書は業務の行程や作業の進め方を手引きする資料となりますが、

マニュアルは「業務にまつわるノウハウと業務全体の進行方法をまとめた資料」

となります。

 

定義の中に業務の質や効率を向上させるためのノウハウが入っていることが

大きな違いと言えます。

 

 

■社内マニュアルの効果

 

社内マニュアルの作成にはたくさんのメリットがありますが、

代表的な５つのメリットをお伝えします。

 

１．業務効率と質の平準化

マニュアルによって業務手順やルールが明確になるため、

質や効率の人による差を抑えることができ、

高いレベルでの平準化が可能となります。

 

２．人材育成の効率化

新入社員や新しく配属されたスタッフに対して、

一度で覚えられないことの復習が可能取るため、

効率よく育成するための手助けとなります。

 

また、マニュアルを作成すること自体が、

人材を育成するために必要な要素をまとめる作業になるため、

効率が良く無駄のない教育を可能とします。

 

３．生産性の向上

マニュアルを作成する際に、

それまでは当たり前のように実行していた無駄な作業や非効率な進め方に

疑問を持つことがあります。

 

その際には、より効率化された状況をスタンダードにするために

業務の効率化を図ることとなり、結果として生産性の向上につながります。

 

４．属人的な体制の脱却

特定の社員しか知らない情報や知識を可視化し、誰もが理解できるようになります。

それによりスムーズな引き継ぎや配置転換の幅を広げることができます。

 

５．ノウハウの共有

各自が独自に積み上げてきたノウハウを共有することができます。

組織全体の知識や技術の底上げが可能となります。

 

 

このようにマニュアル作成には

非常に多くのメリットがあります。

 

しかし、社内マニュアルによって企業の成長をなし得るためには、

２つの大きなハードルが存在します。

 

ひとつ目は「作成」です。

 

作成すること自体が困難なため、断念してしまいがちです。

日々の業務に追われてしまい作成する時間を取ることができないケースや、

マニュアル化するためにいままで曖昧だったものを定義化することができずに

ストップしてしまうケースがあります。

 

そこで、まずは60点でよいので作成しきることをお薦めします。

 

まずは作成→運用し、不足分をその都度補っていくことで

１年後に完成することを目指しましょう。

 

ふたつ目は「運用」です。

 

「作成したは良いが運用できない」

「はじめは運用していたが徐々に使わなくなった」

という状況にならないように気をつけましょう。

 

そのために、運用しやすい状況をつくることが重要です。

 

まず、マニュアルが見やすいこと。

 

例えばスマートフォンからでも見ることができる状況をつくると

いつでもどこでも確認できるため運用しやすくなります。

 

そしてマニュアルが分かりやすいこと。

文字ばかりでもなく、図解や動画をうまく利用することによって

見れば説明なくても分かるという状況をつくることで、

運用されやすくなります。

 

最後に、定期的な見直しと更新をし続けることが必要です。

常に最新情報を更新することにより運用され続けて、

会社の業績向上につながる効果的なツールとなります。

 

 

社内マニュアルの作成のような

非常に重要ではあるけど緊急ではない業務は、

常に後回しにされてしまいがちです。

 

しかし、強い組織をつくるために、

そして強い組織であり続けるためには必要な項目となってきます。

 

当社ではセールスにおけるマニュアルや働き方に関するマニュアル、

人事制度に関するマニュアルなどの作成支援もしております。

ご相談等ありましたらご連絡ください。

 

後藤