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社内wikiの在り方を考えてみた

みなさん、こんにちは!

ラストコンパスの笹川です。

 

最近、弊社では社内wikiの構築を進めています。

社内wikiってご存じありますか?

ある程度大きな会社だとあるのが当たり前ですが、中小企業ではそこまで整備されていないことも多いと思います。

 

社内wikiとは、社内情報を検索・参照できるWEBサイト(ウィキペディアのようなイメージ)の事で、主には下記のような項目を盛り込んでいることが多いです。

 

・業務マニュアル
手順書や社内ルール、各種規則を一元管理できます。

 

・個人の知識
個人の成功体験やFAQを記録し、社内共有できます。

 

・新入社員向け情報
入社手続きや会社の文化、労務処理もできます。

 

・社員情報

趣味や考え方が分かるような「社員のプロフィール情報」を集約して、コミュニケーション促進に役立てることも可能です。

 

さて、弊社では何のために社内wikiを構築しているかというと、大きな理由は2つです。

 

  • 分かりにくいルールの見える化

経費精算の仕方や有休消化の仕方、振休取得の仕方等は各社員の頭に入っていますが、新しく入ってきた方は全く知らない状態からスタートです。迷ったときに人に聞くのが一番早いですが、各自手持ちの業務があるわけなので、毎回聞いているわけにもいかないために、そこで登場するのが「とりあえずwikiを見てみよう」という心理というわけですね。

 

  • 商品情報の整理

弊社では大小の商品、サービスを多く取り扱っており、ともすれば細かな金額やサービス内容を忘れてしまいます。また時期によって最新の情報が変わるため、各自が自分で情報をメモしておくのは大変ですし、メモしたとしても内容が間違っているかもしれません。そこで登場するのが「wikiなら最新かつ正しい情報が閲覧できるだろう」という心理になってきます。

 

私と他のメンバー二人で構築していますが、正直なところ情報集めが大変でした。ただ、手も抜けない分野ですから、なるべく細かな情報をアップするように努めています。

 

中でも工夫したことは、「かたい情報ばかりだといずれ誰も見なくなるだろう」と考えたため、少しゆるい内容も入れたことです。

 

例えば、ブログ。

弊社では週3でブログを回していますが、これまでの累計閲覧数の上位6記事を掲載してみました。毎回1000字程度は書かなければいけないため、意外と時間のかかる業務ですが、その分、社内ではブログを見ている人も多く興味が湧きやすいかなと考えました。

 

例えば、社員プロフィール。

社員の写真はあえてプライベートのゆるい写真を多めに掲載しました。その方が親しみやすいのと中途で入社する方も社員の性格なんかを把握しやすいかなと思ったからです。

 

例えば、メッセージ送信機能。

wiki内から直で修正依頼や意見を管理者に送信できる機能を入れました。気づいたことがあっても、別途メールや電話で伝えないといけなければ、1ステップ増えるのでめんどうかと考えたので、瞬間的にメッセージが送れるようにしました。

 

追加してほしい内容も複数名の社員よりもらったので、入れ込める内容は入れ込んで運用後もうまくサイト更新していけたらと思います。

 

使ってみると、思っているよりも有益なサイトにはなるかと思いますので、

その分野で相談があればお気軽にお問い合わせください。

 

それでは失礼いたします。

笹川

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