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仕組みを1から作る難しさ  

 

株式会社ラスト・コンパスの中植です。

 

今回は、『仕組みを1から作る難しさ』についてお伝えします。

 

社内の仕組みの有無について個人的なイメージでは、

 

社内に仕組みがある会社は、従業員数が多い。

社内に仕組みがない会社は、従業員数が少ない。

 

つまり、人の多さによって変わるということです。

 

しかし、仕組み化は全企業が存続を望むのであれば、取り組まなければなりません。

 

理由としては、属人化にならずに仕事を進める方法を構築するためです。

 

【属人化:ある業務を特定の人しかやり方が分からない状態になる。】

 

中小企業ではほぼ100%起こってしまいます。

 

例えば、

 

勤務歴10年のAさんという女性1名だけで経理・事務業務をしていたとします。

 

この10年間、人を雇うことなくAさんしか分からない仕事がいくつもあります。

 

ある日、Aさんはご主人さんが入院することになり退職しました。

 

急なこともあり、新しく経理・事務業務を担う従業員Bさんを配置しました。

 

引き継ぎ期間はあり、業務自体の大枠は把握できたものの、

業務の流れや細かい部分までは把握できません。

 

結果的に、Bさんは一から自分自身で細かい業務を把握しながら、流れを確認するのに半年間かかりました。

 

この期間はムダです。

 

退職後の問題を防ぐためには時間をかけてでも仕組み化しなければいけませんでした。

 

ですが、社内では目先の業務や時間などに追われるのが事実です。

 すると、仕組みの作成は後回しになってしまいます。

 

早めに着手しておく必要があります。

理由としては、仕組みの作成には時間がかかってしまうからです。

 

大まかな流れとしては、

社内の現状把握 → 可視化させる → 作成 → 検証 → 運用開始

 

一見、作成までの流れは単純に感じます。

しかし、作成開始するための『社内の現状把握』に一番時間と手間がかかります。

 

しなければならないことは、

・業務量の把握

・部署間のコミュニケーション

・使用している帳票やシステム

などなど 

 

これらを把握し、次に取捨選択します。

取捨選択するポイントとしては、二重になっている部分です。

被っている部分に関しては、重要度が大きい部分を残しておくべきです。

 

これらの手順を踏めば、作成・検証し・運用開始までスムーズになります。 

結果的に、業務効率化を実現させ、属人化を防ぐことへと繋がります。

  

私がこのテーマを選んだ理由は、

 ラスト・コンパスの社内の仕組み化に取り組んでいるからです。

 

今よりも、人数が増えたときにどれだけ手間を省けるのか。

 今しなくてもいいと考えてしまうとこの先も現実逃避してしまいます。

 

先憂後楽という言葉があるように、

 

今、楽をするのか。 

それとも、

将来的に楽にするのか。

 

1から作る難しさに直面していますが、見えない未来を想像し、社内の仕組み化を実現します。

 

仕組みを作ること=属人化を防ぐ

 

視点を変えれば、 企業のどの部分の問題を解決すべきなのかが明確になります。

 もし、第三者からの視点や意見を求めている方がいればご相談下さい。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

中植

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